Chiunque può effettuare una segnalazione, in particolare:

• i dipendenti della Società e i componenti degli organi di amministrazione e controllo;
• i Terzi, ovvero le persone che, a diverso titolo, intrattengono/hanno intrattenuto o intendono intrattenere rapporti di lavoro, di collaborazione o d’affari con la Società.

La Società prende in considerazione sia le segnalazioni in cui l’identità del segnalante sia manifesta sia le segnalazioni anonime.

La Società garantisce ai segnalanti le tutele di legge previste.

Clicca qui per consultare l’elenco dei segnalanti di cui al Decreto Legislativo 24/2023

• Presunte violazioni (compresi i fondati sospetti) di norme di legge, di norme di condotta professionale e/o di principi di etica previsti dal Codice Etico, dal Modello di Organizzazione e Gestione ex D.lgs. 231/2001 o, in generale, dalle procedure aziendali, ivi inclusi gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni,
• presunti conflitti di interesse (compresi i fondati sospetti), ivi inclusi gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni,

riferibili a dipendenti, a membri degli Organi Sociali o ad altri soggetti terzi (clienti, fornitori, consulenti, collaboratori) che possano determinare, in modo diretto o indiretto, un danno economico-patrimoniale e/o reputazionale alla Società.

Clicca qui per consultare l’elenco di violazioni previsto dal D. Lgs. 24/2023

È importante che la segnalazione sia il più possibile circostanziata e fondata su elementi di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo, al fine di consentire la verifica dei fatti da parte degli Organi competenti a ricevere e gestire le segnalazioni. In particolare è importante che siano chiare:

• la descrizione del fatto oggetto di segnalazione;
• il tempo ed il luogo in cui si è verificato il fatto;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare l’eventuale soggetto a cui attribuire i fatti segnalati.

È inoltre utile allegare eventuali documenti che possano fornire elementi per approfondire i fatti oggetto di segnalazione.

Non rientrano tra le segnalazioni “whistleblowing”

• le rivendicazioni, le contestazioni, le richieste di carattere personale relative esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro (ad esempio, le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro, mansioni attribuite);
• le comunicazioni di carattere commerciale o operativo (ad es.: reclami, informazioni commerciali, etc.): sono disponibili gli altri canali dedicati ed indicati sul sito internet della Società.

Segnalazioni sanzionabili

La Società si riserva ogni azione a tutela dei propri interessi, diretti e indiretti, in caso di segnalazioni effettuate in malafede e/o diffamatorie che possano danneggiare o recare pregiudizio ai propri dipendenti, ai membri dei suoi organi sociali o a partner industriali o commerciali della Società.

Il sistema disciplinare della Società prevede sanzioni per chi effettui con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelino infondate. In tal caso, oltre alle sanzioni previste dal sistema disciplinare della Società, ricorre anche la cosiddetta “clausola di esclusione” dalle tutele previste dalla legge, in caso di accertamento nel primo grado di giudizio delle responsabilità per dolo o colpa grave ovvero per calunnia o diffamazione per condotte poste in essere dal segnalante in malafede.

La segnalazione deve essere inviata agli “Organi competenti” a ricevere e gestire le segnalazioni, che sono, a seconda dell’oggetto della segnalazione:

• il Comitato Etico, per le segnalazioni che riguardano presunti episodi di corruzione o violazioni del Codice Etico incluse molestie sul  lavoro o presunte discriminazioni di genere;
• l’Organismo di Vigilanza, per le segnalazioni che riguardano la violazione o il sospetto di violazione del Modello di Organizzazione e Gestione ex D.lgs. 231/2001;
• la Direzione Auditing di SEA per le segnalazioni che non sono riconducibili agli ambiti di competenza degli altri Organi;
• Il Presidente del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità, per eventuali segnalazioni riguardanti i componenti della Direzione Auditing attivando l'intero Comitato.

Gli organi competenti, per l’effettuazione delle attività operative di gestione delle segnalazioni, si avvalgono del supporto della Direzione Auditing.

Eventuali segnalazioni che non risultino di competenza dell’Organo destinatario sono inviate all’Organo competente nel rispetto della riservatezza delle informazioni, dei dati personali del segnalante e del/i segnalato/i, e in conformità alla normativa sulla Privacy.

Nel caso in cui un membro degli Organi competenti sia coinvolto in una segnalazione, questi non potrà partecipare alle relative attività di gestione.

Piattaforma whistleblowing

La Società è dotata di una piattaforma informatica, accessibile mediante pagina web, che permette di inviare segnalazioni.

La piattaforma adotta protocolli sicuri per il trasporto dei dati in rete e utilizza strumenti di crittografia per tutelare il contenuto della segnalazione e dell’eventuale documentazione allegata ed è accessibile ai soli soggetti autorizzati alla verifica delle segnalazioni.

La piattaforma è collocata in un sito esterno alla Società e l’accesso del segnalante non viene tracciato. La piattaforma è accessibile dai più comuni browser, sia tramite pc che device mobile (smartphone, tablet).

Come effettuare una segnalazione in piattaforma

Il segnalante può effettuare una segnalazione indicando a quale, tra gli organi competenti, intenda inviarla, con le seguenti modalità alternative:

• Segnalazione scritta: compilando il form proposto dalla piattaforma ed allegando eventuale documentazione a supporto (file, foto, ecc...).
• Segnalazione telefonica: chiamando il numero 02 82901082  si accede ad una casella vocale con questionario predefinito; la segnalazione verrà trascritta automaticamente nella piattaforma e sarà visibile al segnalante. Il sistema telefonico, dopo aver trascritto il contenuto in piattaforma, cancella il file audio.

Sia la segnalazione scritta che telefonica possono essere effettuate in:

• modalità riservata

è attivabile comunicando nome e cognome e facoltativamente il proprio indirizzo pec o e-mail (non è richiesta alcuna registrazione alla piattaforma).

Importante: il nome e cognome del segnalante vengono automaticamente criptati dal sistema e pertanto non saranno materialmente visibili né durante eventuali interlocuzioni con gli Organi competenti, né alla verifica delle segnalazioni.

Gli Organi competenti possono effettuare lo sblocco del nominativo del segnalante esclusivamente nei seguenti casi:

• nell’ambito del procedimento disciplinare nei casi in cui la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato. In tali casi la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità;
• nei casi di segnalazioni che si rivelino infondate, effettuate con dolo o colpa grave;
• nei casi in cui sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione.

La decriptazione del nominativo del segnalante può essere effettuata da:

• Direttore Auditing di SEA: per segnalazioni in cui l’Organo competente sia l’Organismo di Vigilanza o il Comitato Etico, in tal caso la decisione di effettuare la decriptazione è presa collegialmente dall’Organo competente; se l’Organo competente è la Direzione Auditing, la decisione di effettuare la decriptazione è approvata congiuntamente con il Direttore Legal and Corporate Affairs;
• Presidente del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità per segnalazioni inviate nel relativo canale: la decisione di effettuare la decriptazione è presa collegialmente dal Comitato.

La decriptazione del nominativo del segnalante può essere effettuata solo a partire dalla fase di istruttoria, ovvero nel momento in cui la conoscenza dell’identità del segnalante sia effettivamente dirimente nei tre casi sopradescritti.

• modalità anonima

è attivabile senza comunicare le proprie generalità.

Terminata la segnalazione (scritta o telefonica, anonima o riservata) la piattaforma/la casella telefonica rilascerà al segnalante un codice univoco di sedici cifre - da conservare a sua cura- che gli consentirà di accedere alla propria segnalazione tramite piattaforma, aggiornarla, caricare files,  inviare e ricevere messaggi nonché verificarne lo stato di avanzamento.

Qualora l’Organo che riceve la segnalazione – sia essa scritta o telefonica, riservata o anonima – valuti che la stessa non sia di propria competenza, la inoltra in piattaforma ad altro Organo competente, informandone il segnalante attraverso un messaggio (chat) in piattaforma. In tal caso il segnalante, ad un nuovo accesso alla propria segnalazione tramite il codice univoco rilasciato, potrà selezionare e visualizzare: 

• l’Organo a cui ha inviato la segnalazione: in tal caso vedrà la segnalazione inviata e i messaggi eventualmente ricevuti e/o inviati sino alla data di inoltro all’Organo competente; 
• l’Organo a cui la segnalazione è in carico per competenza: in tal caso vedrà la segnalazione, i messaggi ricevuti e/o inviati, e potrà monitorarne l’avanzamento. 
   
• altri canali di segnalazione

posta ordinaria - specificando l’Organo competente - all’indirizzo SEA – Società per Azioni Esercizi Aeroportuali Aeroporto Milano Linate - 20054 Segrate Milano c/o Direzione Auditing - riservata personale.

Nel caso di segnalazione inviata attraverso canali diversi da quelli sopra indicati, si raccomanda di indicare che la segnalazione ha carattere riservato.  

Oltre ai canali “piattaforma whistleblowing” e “posta ordinaria” il segnalante può fissare un incontro diretto con gli organi competenti per il tramite della Direzione Auditing di SEA. Solo nel caso il segnalante voglia richiedere un incontro con il Presidente del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità, può utilizzare la piattaforma informatica per concordare direttamente i dettagli dell’incontro.

La segnalazione comunicata verbalmente nel corso di un incontro diretto, è trascritta e inserita in piattaforma, unitamente ad eventuale documentazione fornita dal segnalante, a cura dell’Organo competente, previo consenso del segnalante, per il quale valgono le tutele previste per le altre modalità di segnalazione.

Gestione operativa

Il processo operativo di gestione della segnalazione si articola nelle seguenti fasi:

• Ricezione e verifica preliminare;
• Istruttoria;
• Definizione di un “action plan”;
• Reporting;
• Monitoraggio;
• Archiviazione.

Clicca qui per approfondire il processo operativo di gestione delle segnalazioni.

Obbligo di riservatezza

I dati afferenti alla generalità del segnalante (ove disponibili), di eventuali soggetti segnalati e i contenuti della segnalazione, sono sempre trattati con il massimo riserbo ed esclusivamente dagli Organi competenti e, qualora ne venga richiesto il supporto, dalla Direzione Auditing di SEA e/o da altre funzioni aziendali specificamente delegate ad hoc dagli Organi competenti, secondo il principio di necessità, proporzionalità e riservatezza e nel rispetto della normativa Privacy (tali informazioni non possono essere diffuse, né all’esterno né all’interno della Società, e devono essere comunicate con il livello minimo necessario per conseguire le finalità del processo).

Ciò detto, è sempre possibile per il segnalante effettuare una segnalazione in totale anonimato, anche tramite piattaforma informatica.

La Società garantisce che l’identità del segnalante non sia rivelata senza il suo consenso, ad eccezione dei casi in cui:

• la segnalazione risulti fatta allo scopo di danneggiare o arrecare pregiudizio al segnalato e si configuri una responsabilità a titolo di calunnia o diffamazione ai sensi di legge;
• il riserbo sull’identità non sia opponibile per legge (ad es. in caso di indagini penali);
• le segnalazioni contengano fatti e/o circostanze che, seppur estranei alla sfera aziendale, rendano opportuna e/o dovuta la segnalazione all’autorità giudiziaria.

Salvaguardia da atti ritorsivi

La Società, in linea con le previsioni del Decreto n. 24/2023, vieta ogni forma di ritorsione nei confronti di chiunque abbia effettuato una segnalazione e di terzi connessi al segnalante.

Clicca qui per approfondire la salvaguardia degli atti ritorsivi.

Trattamento dei dati personali

Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016 e D. Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018).

Il D. Lgs. n. 24/2023 prevede, accanto alla segnalazione interna attraverso i canali predisposti dalla Società, la possibilità di effettuare segnalazioni attraverso canali esterni, al ricorrere di determinate condizioni, usufruendo delle tutele previste dal Decreto.

Clicca qui per approfondire i canali esterni di segnalazione.